Onboarding aziendale: guida al processo

Se lavori come HR, saprai bene che inserire una nuova persona in azienda vuol dire fare un investimento enorme di tempo, budget, energia manageriale.

‍

Una delle domande a cui (troppo spesso) non ci si sofferma a rispondere è: quanto di questo investimento dipende davvero da come strutturi l’onboarding aziendale?

‍

Secondo Gartner, circa il 50% dei candidati selezionati per un’offerta di lavoro si tira indietro prima di iniziare. Ciò avviene perché, dopo l’entusiasmo iniziale, qualcosa si interrompe nel processo: comunicazione poco strutturata, aspettative non chiarite, tempi lunghi, relazione debole con il futuro manager.

‍

Se la persona non ha chiarezza su cosa farà davvero, su quali saranno le priorità dei primi mesi o su come verrà misurata la sua performance, il rischio aumenta. 

‍

Riflettendo sulle conseguenze, ogni inserimento che non va a buon fine comporta:

‍

• costi di selezione e recruiting da ripetere;
• tempo manageriale perso;
• rallentamento operativo del team;
• potenziale effetto domino sul clima interno.

Per questo l’onboarding aziendale va progettato come un processo strutturato e misurabile.

In questa guida analizziamo come strutturare un processo di onboarding aziendale efficace e come ridurre i rischi legati a questo step.

‍

Cos’è davvero l’onboarding: significato

‍

L’onboarding è un processo di allineamento progressivo tra persona, ruolo e organizzazione. Possiamo definirlo come la costruzione di chiarezza su tre dimensioni fondamentali:

‍

• cosa ci si aspetta dalla persona nei primi mesi;
• come funzionano realmente processi e dinamiche decisionali;
• quali comportamenti generano valore in quel contesto specifico.
  
  

Molto spesso si confonde il concetto di onboarding e quello di accoglienza. In realtà ci sono differenze sostanziali: l’accoglienza riguarda l’esperienza iniziale, mentre l’onboarding riguarda la capacità della persona di diventare autonoma, produttiva e integrata nel sistema organizzativo.

‍

Riportandolo su un piano pratico, un onboarding efficace risponde a domande molto concrete:

‍

• quali sono le priorità dei primi 30-60-90 giorni?
• come verrà valutata la performance?
• quali errori sono tollerabili e quali no?
• a chi rivolgersi quando emergono dubbi o conflitti?
  
  

Le fasi del processo di onboarding aziendale

‍

Se consideri l’onboarding come un processo, devi anche accettare che non si esaurisce nei primi giorni. 

‍

Uno degli errori più comuni, infatti, è trattarlo come un blocco unico: prima settimana intensa, poi progressivo disinteresse. In realtà, ogni fase dell’onboarding risponde a una domanda specifica:

‍

• prima dell’ingresso: la persona è davvero allineata e pronta?
• nelle prime settimane: ha capito cosa ci si aspetta da lei?
• nei primi mesi: sta diventando autonoma?
• dopo i primi 90 giorni: sta generando valore sostenibile?
  
  

Strutturare l’onboarding per fasi ti permette di evitare improvvisazioni, distribuire responsabilità in modo chiaro e introdurre momenti di verifica concreti. 

Entriamo nello specifico e vediamo quali sono le fasi da integrare per un buon onboarding in azienda.

‍

Preboarding

‍

Il preboarding è la fase che va dall’accettazione dell’offerta al primo giorno di lavoro.

È una finestra temporale spesso sottovalutata, ma strategica, perché è proprio in questo step che si consolida la decisione della persona di entrare in azienda. 

Se questa fase viene gestita male, il nuovo ingresso resta in una zona di incertezza. 

‍

COME FARE?

‍

Nel preboarding puoi intervenire in modo molto operativo:

• chiarisci le priorità dei primi 90 giorni: non solo obiettivi generici, ma risultati attesi e criteri di valutazione;
• definisci i riferimenti chiave: chi sarà il manager diretto, eventuale buddy, contatti HR;
• allinea aspettative su ruolo e responsabilità: meglio esplicitare vincoli e complessità prima dell’ingresso;
• mantieni un contatto attivo e strutturato: comunicazioni programmate riducono l’incertezza;
• prepara il contesto operativo: strumenti, accessi, agenda delle prime settimane già pianificata.
  
  

Inserimento operativo

‍

Le prime settimane sono il momento in cui l’onboarding entra ancora più nel vivo.

Molti processi si concentrano sull’accoglienza iniziale, ma trascurano la fase in cui la persona deve, effettivamente, “calarsi” nel ruolo per cui è stata assunta. 

‍

COME FARE?

‍

Nelle prime settimane puoi rendere l’inserimento operativo più solido intervenendo su alcuni punti particolarmente strategici:

• definisci obiettivi chiari a breve termine (30-60 giorni): fissa dei risultati concreti, non solo attività da svolgere;
• programma momenti di confronto strutturati con il manager: scambiare spesso dei feedback evita di reiterare errori facilmente correggibili nel tempo;
• assegna responsabilità progressive: partire con compiti osservabili, aumentando gradualmente autonomia e complessità;
• esplicita criteri di priorità: cosa è urgente, cosa è strategico, cosa può attendere;
• raccogli segnali precoci di disallineamento: difficoltà ricorrenti, esitazione decisionale, richieste di chiarimento su aspetti già condivisi.
• ‍

Allineamento su ruolo e aspettative

‍

Dopo le prime settimane operative, lo step più utile è verificare se la persona sta lavorando esattamente sul perimetro per cui è stata inserita.

‍

Spesso un disallineamento delle aspettative non dipende da una mancanza di competenze, ma da aspettative poco chiarite. Facendo un esempio, il manager si aspetta un certo livello di autonomia, mentre la persona crede di essere ancora in fase di apprendimento. L’HR pensa che le priorità siano chiare, il team le interpreta in modo diverso.

‍

COME FARE?

‍

Per strutturare questa fase in modo efficace puoi intervenire su alcuni punti concreti:

‍

• rivedi formalmente le responsabilità del ruolo: confronta quanto definito in fase di selezione con ciò che sta accadendo realmente;
• esplicita criteri di performance: cosa significa “andare bene” in quel ruolo nei primi 3–6 mesi;
• verifica il livello di autonomia raggiunto: quali decisioni può prendere in autonomia e su quali serve ancora supervisione;
• chiedi feedback bidirezionale: dal manager verso la persona e viceversa;
• identifica eventuali gap di competenze: distinguendo tra bisogno di formazione, supporto organizzativo o ridefinizione delle priorità.

Integrazione culturale

‍

Una persona può essere competente e operativamente allineata, ma non ancora integrata nel sistema culturale dell’organizzazione.

‍

L’integrazione culturale riguarda la comprensione delle regole non scritte: facciamo riferimento, ad esempio, a come si prendono davvero le decisioni, quanto è valorizzata l’autonomia, come si gestiscono errori e conflitti, quale stile di leadership è considerato efficace.

‍

Questa fase è spesso lasciata all’adattamento spontaneo, anche se in realtà è uno dei passaggi che incide maggiormente su engagement e retention nei primi mesi.

‍

COME FARE?

‍

Per supportare l’integrazione culturale puoi agire in modo strutturato:

‍

• esplicita i valori operativi, non solo quelli dichiarati: come si traducono nella gestione quotidiana del lavoro;
• facilita relazioni trasversali: incontri con stakeholder chiave oltre il team diretto;
• rendi chiari i modelli decisionali: i modelli sono centralizzati, partecipativi, data-driven? Fai chiarezza su questo punto;
• condividi esempi concreti di comportamenti attesi: cosa viene premiato e cosa genera “attriti”;
• prevedi momenti di confronto sull’esperienza vissuta: chiedere “cosa ti ha sorpreso?” è spesso più utile di un questionario standard.

Monitoraggio e feedback

‍

Arrivati a questo punto, l’onboarding non dovrebbe più essere percepito come una fase “iniziale”, ma come un percorso che evolve. 

‍

Molte organizzazioni aspettano la prima performance review formale. Nel frattempo, però, segnali importanti possono essere già emersi, come ad esempio difficoltà ricorrenti, incomprensioni sulle priorità, autonomia non ancora consolidata.

‍

LEGGI ANCHE:

‍

Quite quitting e quite hiring: cosa sono e come riconoscerli

‍

COME FARE?

‍

Ecco come rendere il monitoraggio realmente efficace:

• programma check-point strutturati a 30-60-90 giorni: con obiettivi e criteri di valutazione chiari;
• coinvolgi attivamente il manager diretto: il feedback non può essere delegato solo all’HR;
• raccogli feedback bidirezionale: cosa sta funzionando e cosa può essere migliorato nel processo di inserimento;
• valuta l’autonomia raggiunta rispetto alle aspettative iniziali: non solo le attività svolte, ma la qualità decisionale;
• collega eventuali gap a piani di sviluppo concreti: formazione, affiancamento, ridefinizione delle priorità.

Onboarding aziendale e competenze: cosa valutare davvero

‍

Quando una nuova persona entra in azienda, dai per scontato che le competenze valutate in fase di selezione siano sufficienti. In realtà il contesto reale è diverso dal colloquio, perché qui cambiano le dinamiche, i vincoli, le priorità operative. 

Nei primi mesi puoi capire se c’è coerenza tra profilo e ruolo.

Durante l’onboarding puoi distinguere tre situazioni molto diverse tra loro:

1. gap di competenze: la persona ha bisogno di formazione o affiancamento mirato;
2. mismatch di ruolo: le competenze presenti non sono quelle realmente richieste dal contesto;
3. problema di integrazione: le competenze tecniche ci sono, ma l’allineamento culturale o relazionale è debole.
   
   

Confondere questi tre scenari porta a interventi inefficaci. Se il problema è un gap tecnico, serve sviluppo. Se è un mismatch, serve una decisione organizzativa. Se è culturale, serve riallineamento e feedback.

In questo senso, l’onboarding è anche una fase di assessment sul campo.

‍

Qual è il legame tra assessment e onboarding?

‍

Se l’onboarding è anche una fase di verifica delle competenze, allora non puoi dare per scontato che ciò che hai valutato in selezione sia sufficiente per garantire performance nel contesto reale.

‍

Integrare uno skill assessment all’inizio del percorso di onboarding ti permette di ridurre il rischio di mismatch in modo strutturato. Non per “riesaminare” la persona, ma per:

‍

• validare le competenze chiave rispetto al ruolo effettivo;
• identificare gap prima che impattino sulla performance;
• costruire un piano di sviluppo personalizzato, basato su evidenze e non su percezioni.
  
  

Skillvue supporta questo passaggio attraverso assessment basati su scienze psicometriche, domande situazionali e metodologia BEI (Behavioural Event Interview). In fase di onboarding, questo significa osservare come la persona ragiona di fronte a scenari concreti e confrontare il suo profilo con le competenze realmente richieste dal ruolo.

‍

In questo modo, potrai:

• costruire percorsi di sviluppo mirati già nei primi mesi;
• raccogliere dati oggettivi utili per future decisioni di mobilità interna;
• ridurre il rischio di promozioni o riallocazioni basate su impressioni.
  
  

Se vuoi prendere decisioni sui nuovi ingressi basate su competenze reali e non solo su aspettative, gli Skill Assessment di Skillvue possono essere un primo passo concreto. Per saperne di più, inizia da qui.

‍